2 October 2019 | 7:30 pm

Khi bạn gọi một số điện thoại doanh nghiệp, bạn thường được chào đón bằng một lời chào thư thoại tự động giúp hướng dẫn bạn qua danh bạ điện thoại và các bước tiếp theo. Những lời chào thư thoại này làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trông chuyên nghiệp và chúng có thể giúp tăng doanh số cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập lời chào thư thoại cho cửa hàng trực tuyến, doanh nghiệp hoặc blog của bạn. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn thấy các ví dụ chào thư thoại tốt nhất mà bạn có thể sử dụng làm mẫu.

"

Tại sao lời chào thư thoại lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?

Hơn 88% tìm kiếm địa phương trên thiết bị di động kết thúc bằng một cuộc gọi điện thoại. Chủ yếu nhờ vào các nút bấm tiện lợi để xuất hiện trong kết quả tìm kiếm địa phương của Google.

"

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, có thể không thể trả lời tất cả các cuộc gọi ngay lập tức. Đôi khi khách hàng có thể gọi sau giờ làm việc và bạn có thể bận hoặc không có nhân viên có sẵn tại thời điểm đó.

Đây là nơi lời chào thư thoại của bạn đến.

Đối với nhiều khách hàng, đây sẽ là liên hệ đầu tiên của họ với doanh nghiệp của bạn. Không thiết lập lời chào thư thoại có thể khiến bạn mất khách hàng cho đối thủ cạnh tranh.

Mặt khác, việc không nhận được lời chào thư thoại cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Khách hàng có thể gác máy, không theo dõi hoặc đơn giản là tiếp cận với đối thủ của bạn.

Điều đó đang được nói, hãy để ý xem cách thiết lập đúng lời chào thư thoại cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn.

Cách tốt nhất để thiết lập lời chào thư thoại

Thông thường, chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng số điện thoại cố định hoặc điện thoại di động để quản lý cuộc gọi. Mặc dù công việc có thể hoàn thành công việc nhưng họ không cho phép bạn quản lý đúng các cuộc gọi kinh doanh hoặc thiết lập lời chào thư thoại tự động hiệu quả.

Cách tốt nhất để quản lý các cuộc gọi kinh doanh là sử dụng dịch vụ điện thoại doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng số điện thoại kinh doanh ảo vì nó cho phép họ quản lý hiệu quả các cuộc gọi kinh doanh mà không mất quyền riêng tư của họ.

Không giống như số điện thoại cố định hoặc số di động, nó sử dụng internet để quản lý các cuộc gọi. Thuật ngữ chính thức cho công nghệ này được gọi là dịch vụ điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp (Giao thức thoại qua Internet).

Sử dụng dịch vụ điện thoại doanh nghiệp mang đến cho bạn những lợi thế sau so với điện thoại cố định và di động.

  • Bạn có thể đặt giờ làm việc của mình và ghi lại các lời chào bằng giọng nói khác nhau được phát dựa trên thời gian trong ngày.
  • Bạn có thể thiết lập tự động viên, thêm tiện ích mở rộng để định tuyến các cuộc gọi, cho phép người dùng để lại tin nhắn thoại và hơn thế nữa.
  • Nó hoạt động trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại bàn và thậm chí trên điện thoại di động của bạn bằng các ứng dụng.
  • Nhiều người dùng có thể sử dụng cùng một số điện thoại bất kể vị trí của họ.
  • Bạn có thể dễ dàng cấp quyền truy cập cho nhân viên mới mà không cần gọi kỹ thuật viên hoặc mua thiết bị mới.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Nextiva vì đây là nhà cung cấp dịch vụ điện thoại kinh doanh tốt nhất trên thị trường. Họ cung cấp một bộ tính năng toàn diện với bảng điều khiển và ứng dụng quản trị dựa trên web dễ sử dụng cho điện thoại của bạn.

"

Chúng tôi sử dụng Nextiva trong công việc kinh doanh của mình để quản lý các cuộc gọi cho WPBeginner và các thuộc tính Động lực tuyệt vời khác.

Nếu bạn muốn một giải pháp khác, hãy xem RingCentral. Đó là một dịch vụ điện thoại kinh doanh tuyệt vời. Họ cung cấp một nền tảng giàu tính năng vô cùng, với nhiều công cụ để quản lý lời chào bằng giọng nói, người tham gia tự động, tin nhắn thoại, bảng điểm cuộc gọi, v.v.

Khi bạn đã thiết lập dịch vụ điện thoại doanh nghiệp, bạn có thể thiết lập lời chào bằng giọng nói bằng cách sử dụng các cài đặt dễ thực hiện của họ.

Ví dụ về lời chào bằng giọng nói dành cho doanh nghiệp

Có một số quy tắc cơ bản mà bạn phải tuân theo để tạo ra lời chào thư thoại hiệu quả nhất.

  • Tránh những lời nói sáo rỗng như call Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi, họ bị lạm dụng và không nên cảm thấy chân thành nữa.
  • Đảm bảo rằng bản ghi thư thoại của bạn nghe có vẻ thân thiện và cá nhân.
  • Cố gắng không nghe như bạn đang đọc từ một kịch bản.
  • Nếu bạn có thể, thì hãy thuê một nghệ sĩ giọng nói để giúp bạn ghi lại lời chào thư thoại. Bạn thậm chí có thể tìm thấy ai đó trên Fiverr.
  • Đảm bảo rằng thư thoại của bạn cung cấp thông tin quan trọng như giờ làm việc và thông tin liên hệ.

Sau đây là một số mẫu lời chào thư thoại mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.

Ví dụ về lời chào thư thoại ngoài giờ

Lời chào thư thoại này sẽ được phát khi khách hàng gọi cho bạn sau giờ làm việc hoặc trong những ngày cuối tuần. Đảm bảo rằng lời chào thư thoại này thông báo cho người dùng về giờ hành chính, các cách khác để tiếp cận dịch vụ khách hàng hoặc vị trí cửa hàng.

Hi Hi, bạn đã đạt được [business name]. Chúng tôi có sẵn qua điện thoại từ [9 am] đến [6 pm] [PST] từ thứ Hai đến thứ Sáu. Bạn cũng có thể sử dụng biểu mẫu liên hệ trên trang web của chúng tôi, [www.example.com] để lại cho chúng tôi một tin nhắn và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn qua email. Nếu bạn muốn chúng tôi gọi lại cho bạn, xin vui lòng để lại tên và số của bạn sau khi có một tin nhắn ngắn và nhóm của chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể. Khăn

Hi Hi, bạn đã đạt được [business name]. Chúng tôi hiện không thể trả lời cuộc gọi của bạn. Giờ làm việc của chúng tôi là [business hours] Thứ Hai đến Thứ Sáu. Cửa hàng của chúng tôi tại [store location] vẫn mở cho khách hàng vào cuối tuần. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp trên trang web của chúng tôi [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Nếu điều này không khẩn cấp, và bạn muốn chúng tôi gọi lại thì xin vui lòng để lại tên và số của bạn sau tiếng bíp.

Như bạn có thể thấy cả hai ví dụ cung cấp thông tin quan trọng và cung cấp cho khách hàng các cách khác để liên hệ qua trò chuyện trực tiếp hoặc hình thức liên hệ.

Ví dụ về lời chào thư thoại kỳ nghỉ

Những tin nhắn chúc mừng này có thể được ghi lại trong những ngày lễ.

Chào Xin chào, bạn đã đạt được [business name]. Nhóm chúng tôi hiện đang ở ngoài văn phòng để dành kỳ nghỉ với bạn bè và gia đình. Chúng tôi sẽ quay trở lại làm việc vào [day and time]. Vui lòng để lại cho chúng tôi tên và số của bạn và chúng tôi sẽ lấy lại cho bạn càng sớm càng tốt. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)] Rô.

Ngày lễ vui vẻ! Nhóm của chúng tôi tại [business name] vắng mặt cho đến [date]. Nếu bạn là khách hàng hiện tại, bạn vẫn có thể mở một vé hỗ trợ trên trang web của chúng tôi, chúng tôi sẽ cố gắng liên lạc lại với bạn trong vòng 24 giờ tới. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp hoặc hình thức liên lạc trên trang web của chúng tôi [www.example.com]. Nếu nó không khẩn cấp, thì bạn có thể để lại cho chúng tôi tên và số của bạn sau tiếng bíp. Chúng tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt.

Hy Xin chào, bạn đã đạt đến [company name]. Chúng tôi đã đóng cửa (tên kỳ nghỉ) và sẽ quay lại làm việc vào [date and time]. Nếu bạn cần phản hồi khẩn cấp, bạn có thể gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ (email_address), chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tất cả các email trong vòng 24 giờ. Bạn cũng có thể để lại cho chúng tôi một tin nhắn và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau kỳ nghỉ lễ (Chúc mừng năm mới / ngày lễ).

Như bạn có thể thấy những lời chào thư thoại này cung cấp cho khách hàng càng nhiều thông tin càng tốt. Những lời chào này cũng đảm bảo rằng khách hàng biết cách nhận được phản hồi nhanh hơn bằng cách sử dụng các phương thức liên lạc thay thế trong các ngày lễ.

Ví dụ về lời chào thư thoại vắng / bận rộn

Nếu bạn đang bận, đi xa hoặc không đủ khả năng và không thể trả lời các cuộc gọi của khách hàng ngay lập tức, thì bạn có thể sử dụng những lời chào này làm ví dụ.

Chào Xin chào, bạn đã đạt được [business name]chúng tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ nhưng chúng tôi rất muốn gọi lại cho bạn càng sớm càng tốt. Vui lòng để lại cho chúng tôi tên và số của bạn sau tiếng bíp.

Hi Xin chào, chúng tôi hiện đang ở xa điện thoại. Nếu nó quá khẩn cấp, thì bạn có thể gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ (địa chỉ email). Nếu không, vui lòng để lại tên và số của bạn sau tiếng bíp và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn ngay lập tức.

Nếu bạn là người duy nhất trả lời các cuộc gọi, thì bạn có thể biến nó thành một lời chào thư thoại cá nhân.

Chào Hi, bạn đã đạt đến (Tên của bạn). Tôi hiện không thể trả lời điện thoại. Bạn có thể gửi cho tôi một email đến (địa chỉ email) hoặc bạn có thể để lại tên và số của mình sau tiếng bíp và tôi sẽ gọi lại cho bạn ngay khi có thể. Riết

Kiểm tra và cải thiện lời chào thư thoại của bạn

Một lý do tuyệt vời khác để sử dụng dịch vụ điện thoại chuyên nghiệp là bạn có thể theo dõi tất cả các cuộc gọi của mình và xem báo cáo chi tiết về chúng. Ví dụ: đây là trang phân tích cuộc gọi Nextiva, trông như thế nào.

"

Bạn sẽ cần theo dõi số lượng người dùng nghe từng lời chào thư thoại và cách họ trả lời. Lời chào thư thoại với số điểm cao hơn của khách hàng để lại tin nhắn đang hoạt động hiệu quả.

Tin nhắn thư thoại thậm chí không được nghe hoàn toàn là một thất bại.

Chúng tôi khuyên bạn nên thử các lời chào thư thoại khác nhau để tìm sự cân bằng hoàn hảo. Cập nhật lời chào thư thoại của bạn theo định kỳ cũng có thể giúp bạn lấp đầy những khoảng trống giao tiếp mà bạn thậm chí không biết đã tồn tại.

Theo dõi tin nhắn thư thoại của bạn

Bây giờ bạn đã thiết lập lời chào thư thoại cân bằng, nhiều thông tin và thân thiện, bước tiếp theo thậm chí còn quan trọng hơn.

Điều gì xảy ra sau khi khách hàng để lại cho bạn một tin nhắn thoại?

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại doanh nghiệp chuyên nghiệp, thì bạn sẽ dễ dàng theo dõi và trả lời những tin nhắn đó.

Hãy chắc chắn rằng bạn và nhân viên của bạn được chuẩn bị tốt như nhau để theo dõi nhanh. Một cuộc gọi lại nhanh chóng đi một chặng đường dài trong việc củng cố các mối quan hệ kinh doanh và đóng cửa bán hàng.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách thiết lập lời chào thư thoại cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo bản tin email cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn thích bài viết này, thì vui lòng đăng ký Kênh YouTube của chúng tôi để xem video hướng dẫn. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi trên Twitter và Facebook.

Xem tiếp…